Évaluation des établissements

Campagne d'évaluation 2019-2020

Ce qu'il faut savoir

Évaluation intégrée et évaluation d'une coordination territoriale / Processus d'évaluation d'un établissement

Présentation réalisée dans le cadre de la campagne d'évaluation 2019-2020 (vague A) par Annie VINTER, directrice du département d'évaluation des coordinations territoriales, Michel ROBERT, directeur du département d'évaluation des établissements, Laurent DAUDEVILLE, conseiller scientifique coordinateur.

  • PRÉPARATION

    Étape 1 :

    Préparation de la campagne d'évaluation
    Qui : Hcéres
  • Étape 2 :

    Dépôt des dossiers d’établissements
    Qui : Établissements
  • Étape 3 :

    Constitution du comité d’experts
    Qui : Hcéres
  • Étape 4 :

    Rencontre avec l’établissement
    Qui : Hcéres
  • Étape 5 :

    Consultation du responsable d’établissement sur la composition du comité
    Qui : Hcéres
  • Étape 6 :

    Réunion de préparation autour de la problématique et du programme de visite
    Qui : Experts
  • Visite

    Étape 7 :

    Visite du comité d’experts

    incluant des entretiens avec :

    • Le responsable de l’établissement,
    • L’équipe de direction,
    • Les responsables de service,
    • Les étudiants,
    • Les enseignants-chercheurs,
    • Les personnels,
    • Les partenaires.
    Qui : Experts
  • Restitution

    Étape 8 :

    Rédaction du rapport provisoire et validation
    Qui : Experts
  • Étape 9 A :

    Envoi du rapport provisoire
    Qui : Hcéres
  • Étape 9 B :

    Réactions de l’établissement
    Qui : Établissements
  • Étape 10 :

    Rédaction du rapport définitif et validation
    Qui : Experts
  • Étape 11 A :

    Envoi du rapport définitif
    Qui : Hcéres
  • Étape 11 B :

    Lettre d’observations de l’établissement
    Qui : Établissements
  • Étape 12 :

    Publication du rapport définitif et de la lettre d’observations de l’établissement sur le site internet
    Qui : Hcéres
  • Retours d'expérience

    Étape 13 :

    Organisation de retours d’expériences auprès des établissements évalués et des comités d’experts
    Qui : Hcéres

Le processus d’évaluation de la vague A, de son lancement à la transmission des rapports, couvre la période allant de novembre 2018 à septembre 2020.
 

Novembre-Décembre 2018

Réunions de lancement de la campagne d’évaluation sur sites
 

22 février 2019 

Envoi au Hcéres d’une adresse mél générique par établissement qui servira d’identifiant de connexion, d’une part, pour le dépôt des dossiers d’autoévaluation sur la plateforme Pélican, d’autre part, pour la consultation des rapports d’évaluation et le dépôt des observations sur l’application de gestion électronique de documents (GED) du Hcéres
 

Avril – mai 2019

Ouverture de la plateforme Pélican et formation des usagers à son utilisation
 

20 septembre 2019

Date limite de dépôt des dossiers d’auto-évaluation des établissements

Ce qu'il faut consulter/déposer

La documentation de référence mise en ligne s’adresse à tous les établissements d'enseignement supérieur et de recherche (universités, grands établissements, organismes de recherche, écoles) faisant l'objet d'une évaluation institutionnelle , qu'ils soient sous tutelle du MESRI ou qu'ils relèvent d’un autre ministère de tutelle.

  • Documents à déposer sur la plateforme d'échanges PELICAN :

    • Rapport d’autoévaluation incluant un bilan synthétique des résultats du contrat en cours avec le ministère de tutelle
    • Déclaration des axes stratégiques de développement de l'établissement pour la prochaine période contractuelle à venir incluant un focus sur la stratégie en matière de formation et de recherche
    • Organigramme fonctionnel de l’établissement
    • Données de caractérisation jugées utiles par l’établissement pour son évaluation
    • Indicateurs propres à l'établissement dont les indicateurs contractuels
    • Budgets initiaux et comptes financiers des 4 dernières années, tels que votés par le CA, accompagnés du rapport de présentation de l’agent comptable, documents d’analyse financière de l’établissement si disponibles, lettre d’orientation budgétaire (par exercice)
    • Autres rapports d'évaluations externes, le cas échéant

Dans le cadre des réflexions menées conjointement par le Hcéres et le Ministère de la culture le Hcéres propose une simplification du dossier déposé par les Ensa :

  • la constitution par l’établissement d’un dossier unique d’autoévaluation permettant de répondre aux attendus exprimés dans chacun des référentiels d’évaluation externe des deux départements,
  • l’organisation d’une visite qui permettra de procéder à l’évaluation institutionnelle de l’école et d’approfondir l’évaluation des formations effectuée sur dossier.

Afin d’aboutir à une meilleure articulation des évaluations et à une simplification du dossier déposé par les écoles d’ingénieurs, le Hcéres et la CTI demandent aux à des écoles de constituer un dossier unique d’autoévaluation et l’organisation d’une visite coordonnée, en fonction des calendriers des deux instances d’évaluation. À cet effet, le Hcéres et la Cti mettent à disposition des écoles un guide d’aide à la rédaction du rapport d’auto-évaluation.

Le dépôt des dossiers d'autoévaluation s'effectue sur la plateforme d’échanges commune PELICAN mise en place par le Hcéres et le ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche, et de l'innovation. Les informations saisies et transmises par les établissements et organismes sont utilisées par le Hcéres et par les experts pour la réalisation des évaluations.

L'application est ouverte courant avril-mai 2019 pour permettre aux tutelles déposantes de commencer à déposer leurs dossiers avant la date limite de dépôt. L'accès à l'application est sécurisé et nécessite un identifiant et un mot de passe. Ceux-ci sont délivrés par le Hcéres après réception de l'adresse mail générique, qui servira de login, transmise par chaque établissement à aide.pelican@collecte.evaluation-contractualisation.fr, le 22 février 2019. 
Cette adresse permet aussi au Hcéres d'envoyer des informations aux établissements concernant les demi-journées de présentation de PELICAN, l'ouverture de l'application, l'envoi des rapports d'évaluation les concernant.

Le dépôt d’un dossier d’évaluation se déroule en 2 étapes

  • Vérification des informations pré-enregistrées sur l'entité évaluée dans la plateforme PELICAN et les formulaires de saisie qui décrivent chaque entité évaluée (responsables, coordonnées, établissements et organismes de rattachement, disciplines, etc.). Certaines données sont pré-remplies à partir des listes des entités à évaluer envoyées au Hcéres et/ou des référentiels connus du Ministère ( RNSR, GHABI, etc.).
  • Dépôt des différents fichiers, puis validation du dépôt. 

Tant que la validation du dépôt des fichiers n’est pas effectuée, les dossiers restent modifiables et l’évaluation ne peut pas débuter. Pour toute information complémentaire sur la plateforme PELICAN, il est possible de consulter en ligne, sans authentification préalable, les guides utilisateur et les guides de dépôt des dossiers pour chaque type d’évaluation (coordinations territoriale, établissement, recherche, formations, écoles doctorales). Chaque dossier d’autoévaluation (comprenant tous les fichiers) ne devra pas dépasser 50 Mo au total, ce qui suppose d’éviter au maximum les logos, images, copies de page Internet.

Si vous rencontrez des difficultés

FAQ / Contact

FOIRE AUX QUESTIONS

Le référentiel n’est formellement pas prescriptif pour les établissements mais il est fortement conseillé de respecter son organisation en grands domaines (cf. document méthodologique "repères pour l’autoévaluation"). Cette approche facilite en effet le travail du comité d’évaluation qui doit réaliser une analyse du rapport d’auto-évaluation en examinant globalement les références de chaque domaine du référentiel. Par contre, l’organisation interne de chaque domaine est libre. Une réponse individuelle à chaque référence et critère n’est pas exigée et l’établissement peut choisir de répondre selon un plan différent à l’ensemble des attendus d’un domaine.

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Le comité d’expert est constitué d’experts français et internationaux. Cependant, afin de faciliter le travail des experts et pour répondre aux exigences législatives, il est demandé aux établissements et aux coordinations territoriales de déposer un dossier et des documents en français. Certains documents, notamment dans le cadre de l’évaluation des organismes de recherche, peuvent cependant être transmis en anglais avec un résumé en français.

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Le processus d’évaluation ex post porte sur une période de référence de quatre à cinq années qui peut se définir comme l’intervalle de temps entre les deux dernières auto-évaluations. Elle peut également, en fonction des choix opérés par l’établissement dans le cadre de son auto-évaluation, se limiter à la période écoulée depuis le début du dernier contrat pluriannuel avec sa tutelle.

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Il n’y a pas de bon calendrier. Tout dépend de l’établissement, de son expérience par rapport à ce type de démarche et de l’existence d’une démarche interne d’amélioration continue. Toutefois, ce travail qui s’appuie traditionnellement sur une organisation en groupes de travail, d’ateliers, sur des phases d’intégration, de diagnostiques intermédiaires puis de concertation nécessite en général une période de travail de plusieurs mois (4 à 6 mois en moyenne).

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  • Les standards européens préconisent que les différents personnels et les étudiants de l’établissement soient associés au processus d’autoévaluation y compris à la phase de production du rapport d’autoévaluation. 
  • Cette mobilisation peut prendre différentes formes (groupes de travail, entretiens, enquêtes..) et concerner les différentes facettes de l’évaluation (gouvernance, pilotage, activités de formation et recherche). Les pratiques internationales font souvent appel à un comité de pilotage du processus d’autoévaluation intégrant les différentes catégories d’acteurs de l’établissement.
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  • Le rapport d’auto-évaluation comprend une soixantaine de pages. Il peut être accompagné d’annexes référencées dans le rapport ; cependant le volume des documents transmis en annexe doit rester raisonnable car une masse d’informations excessive et mal organisée peut nuire à l’efficacité du comité d’évaluation.
  • Pour faciliter le travail du comité d’évaluation, il est fortement recommandé de référencer les annexes dans le rapport d’auto-évaluation et d’en sélectionner minutieusement le nombre et le contenu (cf. document méthodologique « repères pour l’auto-évaluation »).
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  • La déclaration des axes stratégiques de développement ne doit pas dépasser 5 pages. 
  • Il n’est pas demandé un projet d’établissement détaillé mais seulement d’indiquer les grandes orientations de l’établissement dans ces différents champs d’activité pour la période à venir.
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  • Il est possible d'adresser toute question à l'adresse générique suivante : etablissements@hceres.fr ou par le biais de la fiche contact du site internet du Haut Conseil. 
  • Par ailleurs, des interlocuteurs privilégiés pour chaque établissement seront identifiés dans les courriers envoyés lors de l’annonce du créneau de visite (entre 9 et 12 mois avant celle-ci).
  • Il s’agit de binômes composés d’un conseiller scientifique, enseignant-chercheur, et d’un chargé de projet. Le binôme est l'interface entre l'établissement et le Hcéres ; il coordonne l’évaluation des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. Il accompagne les travaux du comité tout au long du processus, dans le respect des règles déontologiques et du cadrage méthodologique établis par le Hcéres.

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Les établissements sont libres de présenter les documents soumis à l’évaluation du Hcéres. Il est conseillé aux établissements de présenter ces documents aux conseils centraux et de les diffuser au sein de l’établissement. Ce processus de validation et de diffusion interne du rapport d’autoévaluation doit être décrit dans la présentation de la méthodologie utilisée pour l’auto-évaluation (cf. document méthodologique "repères pour l’autoévaluation").

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Le calendrier de la visite est normalement communiqué aux établissements entre 9 et 12 mois avant la visite prévue. S’agissant des organismes de recherche et des coordinations territoriales, il s’agit de calendrier ad hoc. 

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  • L’établissement est invité à contribuer à la constitution de son comité d’évaluation, dans le cadre des éléments suivants, présidant à la constitution des comités :
    - Expert(e)s académiques ayant exercé des responsabilités dans l’équipe de direction d’un établissement de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
    - Expert(e) administratif(ve) ayant l’expérience d’au moins une fonction d’encadrement supérieur ou de pilotage dans l’administration 
    - Expert(e) du monde socio-professionnel : expérience via une fonction à responsabilités à des postes de direction/responsabilités managériales et/ou scientifiques et/ou culturelles pertinents dans un secteur d'activité potentiel pour l'insertion professionnelle des étudiants ou l'exploitation des résultats de la recherche de l'établissement évalué ;
    - Expert(e) international académique ou du monde socio-professionnel
    - Expert(e) qualité (en pilotage, en formation ou en recherche)
    - Expert(e) étudiant(e)
  • Un expert ayant évalué un établissement lors d’une vague précédente ne peut être mobilisé pour la suivante. Les experts ne doivent avoir aucun lien d’intérêt avec les établissements évalués et ne doivent normalement pas relever d’un établissement de la même région que celui qui est évalué.
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  • La préparation s’effectue de manière progressive avec l’appui d’un binôme constitué d’un conseiller scientifique, enseignant-chercheur, et d’un chargé de projet. Après la validation du créneau de la visite proposé, une rencontre entre le HCERES et l’équipe de direction de l’établissement est organisée en amont de la visite afin de recueillir les attentes de l’établissement quant à l’exercice de l’évaluation et lui transmettre des éléments d’organisation pratiques. 
  • La composition du comité d’experts est transmise à l’établissement par courrier, notamment pour que ce dernier identifie les risques de conflits d’intérêt. 
  • La communication progressive d’éléments de planning vise à permettre d’organiser suffisamment tôt les auditions des interlocuteurs, notamment extérieurs (partenaires de l’établissement, représentants des collectivités locales…) dont les agendas peuvent être contraints. Pour mémoire, en moyenne une quarantaine d’entretien est programmée dans le cadre de l’évaluation d’une université et plus d’une centaine d’interlocuteurs peut être auditionnés.
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  • Un binôme constitué d’un conseiller scientifique, enseignant-chercheur, et d’un chargé de projet, est dédié exclusivement à chaque établissement et site. Il forme l’équipe référente au sein du Haut Conseil pendant toute la durée de l’évaluation, et ce jusqu’à la remise du rapport définitif ; en d'autres termes, le binôme est l'interface entre l'établissement et le Hcéres
  • Il est demandé aux établissements d’identifier assez tôt une à deux personnes qui sera/seront le(s) interlocutrice(s) privilégiée(s) du binôme HCERES tout au long de la procédure, notamment au moment de la préparation du planning de la visite. Le profil de responsable politique (type vice-président) et de cadre administratif de haut niveau est souhaitable.
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Une première version du planning complet de la visite est en général transmise 2 à 3 semaines avant la visite par le chargé de projet. Cependant, il est rappelé que les éléments du planning font l’objet d’échanges réguliers avec l’établissement bien avant, à partir de la rencontre entre le Hcéres et l’équipe de direction.

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  • Un courrier spécifique du Hcéres fournit ces informations. La visite du comité d’experts se déroule dans un lieu unique, la plupart du temps dans les locaux de la direction ou de la présidence de l’établissement. De la même manière (sauf cas exceptionnel), aucune visite n’est organisée sur des sites périphériques ou délocalisés. 
  • L’organisation des entretiens exige la mise à disposition de locaux de taille adaptée. 
  • Les ateliers pouvant se tenir simultanément, il convient de mettre à disposition du comité d’experts plusieurs salles à proximité les unes des autres. De même, il est demandé de réserver une salle de réunion, dédiée au seul comité, équipée d’au moins un ordinateur avec un accès à Internet (wifi) et d’une ligne téléphonique. 
  • Enfin, les experts devront avoir accès à l’intranet de l’établissement 15 jours avant la visite et jusqu’à 15 jours après celle-ci.
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L’établissement évalué a la responsabilité de contacter les interlocuteurs souhaités (y compris ceux extérieurs à l’établissement) et de prendre en charge leurs déplacements.

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  • Tout au long du processus les experts sont susceptibles de demander à l’établissement des documents complémentaires au dossier par l’intermédiaire des correspondants du Hcéres. Pendant la visite, les interlocuteurs rencontrés par les experts peuvent également leur transmettre tout document utile ainsi que les mettre à disposition des experts sur un site intranet de l’établissement dédié pendant l’évaluation. À ce titre, les experts sont soumis à des règles de stricte confidentialité et de secret professionnel.
  • L’établissement doit veiller à ce que ces différents documents soient systématiquement transmis au chargé de projet de l’équipe référente du Hcéres afin de garantir la cohérence de la base de données associée à l’évaluation.
     
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Certains établissements bénéficient d’un cadre et d’une méthodologie d’évaluation en procédure adaptée, pour une évaluation plus efficiente.
La procédure adaptée repose sur :

  • une durée de visite raccourcie (1 à 2 jours), 
  • un nombre d’experts réduit,
  • une prise en compte des références réellement pertinentes au regard des activités de l’établissement, 
  • un rapport d’une dizaine de page et publié selon le souhait de l’établissement s’ils sont labellisés Eespig,
  • la possibilité de mutualisation d’un comité pour plusieurs établissements, et de synchronisation des visites d’un comité commun à plusieurs établissements.

Le produit final de l’évaluation externe est un rapport qui analyse et évalue la mise en œuvre des stratégies de l’établissement pour répondre à ses missions. Il livre une analyse des points forts et des points faibles de l’établissement et se conclut par des recommandations qui constituent le point d’aboutissement de l’évaluation
 

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  • Les écoles d’architecture bénéficient d’une procédure conjointe au sein du Hcéres entre le département d’évaluation des établissements et le département d’évaluation des formations. 
  • Les écoles d’ingénieurs bénéficient également, dans le cadre du partenariat entre le Hcéres et la Cti d’une procédure coordonnée entre les deux institutions, afin d’aboutir à une meilleure articulation des évaluations et à une simplification du dossier déposé par les écoles d’ingénieurs. Un dossier unique d’auto-évaluation permettant de répondre aux attendus exprimés dans chacun des référentiels d’évaluation externe des deux institutions est attendu et le moment de la visite est également coordonné.
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Le président ou directeur de l’établissement est entendu en tout début de visite puis, seul, à la fin de la visite, au cours d’une dernière réunion en formation plénière afin qu’il puisse répondre à d’ultimes questions.

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  • Les échanges ont lieu uniquement pendant les entretiens inscrits au planning de la visite. Au besoin, le chargé de projet qui accompagne le comité pendant la visite relaye auprès de l’établissement toute demande de documentation complémentaire. 
  • Les experts et l’établissement n’ont pas de contact direct tout au long du processus de l’évaluation.
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Non. L’évaluation menée par le Hcéres donne lieu à la production d’un rapport à partir des contributions écrites des experts. Le rapport est la seule forme de restitution.

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  • Le projet de rapport est transmis à l’établissement sur lequel il peut réagir et demander la correction d’éventuelles erreurs factuelles, de même que des erreurs de compréhension, des omissions, ou encore des formulations impropres. 
  • Après accord du président du comité sur leur prise en compte dans le rapport, il est transmis à l’établissement dans une version provisoire. C’est à partir de cette version que le président/directeur de l’établissement est invité à formuler ses observations. Celles-ci sont ensuite annexées au rapport. 
  • Le rapport devient définitif après signature du président du Hcéres et du président du comité d’experts.
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Les recommandations ne sont pas des prescriptions. Les établissements sont libres de leur appréciation et de leur mise en œuvre. En revanche, le comité a toute légitimité à s’interroger sur les réponses données par l’établissement. Mais en aucun cas il ne s’agit de vérification par le comité..

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Les rapports sont publiés dans des délais de 4 mois environ après la visite du comité d’experts

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